Значительную часть данных, содержащихся в документах Excel, составляют различные числа. Причем числом в Excel является любой вид данных, кроме обычного текста. Например, дата и время, указанные в ячейке, являются числами, представленными в понятных нам форматах. Но, данные, представляющие дату и время, могут участвовать в вычислениях. Например, мы можем вычесть одну дату из другой, получив определенное число, которое при применении определенного формата будет указывать на количество дней между этими датами.

Форматирование чисел в Excel есть ни что иное, как метод представления числа в ячейке. В ряде случаев программе все равно, как представлены числа в ячейках, вычисления будут выполняться одинаково. Форматирование чисел чаще нужно для удобства пользователя. Формат числа выделенной ячейки выбирается в раскрывающемся списке, расположенном в группе Число на вкладке Главная. Не имеет значения, содержатся данные в форматируемых ячейках или нет. Если в ячейке, для которой применяется тот или иной формат, уже есть число, оно будет немедленно представлено в соответствии с выбранным форматом. Если ячейка пуста, то вновь вводимое число будет сразу отображаться в выбранном формате. К ячейке с формулой тоже можно применять форматирование. Дело в том, что результатом вычисления является число (в большинстве случаев), а в ячейке с формулой отображается результат вычисления. И этот результат будет выводиться в том формате, который будет выбран для ячейки с формулой.

Итак, рассмотрим, какие форматы чисел можно применить к ячейке.

  • Общий. Данный формат используется как для ячеек с числами, так и для ячеек с текстом. Число или текст в ячейке будет отображаться в том виде, в котором вы его ввели. Этот формат используется по умолчанию и для ряда ячеек, особенно, которые не участвуют в вычислениях, является оптимальным.
  • Числовой. Данный формат применяется к числам. Его особенностью является то, что к имеющемуся в ячейке числу может автоматически добавляться заданное число десятичных знаков. Таким образом, если вы введете в ячейку, для которой задано 2 десятичных знака, число 125, в ячейке отобразится число 125,00. Если вы введете десятичную дробь, например 125,364, число в ячейке будет округлено до двух десятичных знаков, отобразится как 125,36.
  • Денежный. Этот формат полностью идентичен предыдущему. Кроме того, к числу добавляется обозначение валюты. Число десятичных знаков и символ нужной денежной единицы можно выбрать. Например, если вы введете число 126,364, дробная часть числа округлится до двух знаков после запятой, и к числу добавится обозначение денежной единицы (по умолчанию — обозначение рубля).
  • Финансовый. Данный формат полностью аналогичен вышеописанному. Отличается он от Денежного только методом выравнивания числа в ячейке. Числа в вертикально расположенных ячейках выравниваются по разделителю целой и дробной части. То есть запятые (или точки), разделяющие целую и дробную части чисел, будут находиться на одной вертикальной линии.
  • Дата. Данный формат используется для представления дат. Предусмотрено множество вариантов отображения даты. Например, если вы введете 14.03.2014, в ячейке, в зависимости от выбранного формата, может отобразиться 14 марта 1014 г., 14 мар, 14 мар 14, 14-мар-2014 и т. д. Нужный формат выбирается в зависимости от задач. Например, в ряде случаев имеют значение только месяц и год.
  • Время. Этот формат предназначен для указания в ячейке значения времени. Формат его отображения можно выбрать. Например, если в ячейку вы введете значение 13:30:55, в зависимости от выбранного формата в ячейке может отображаться значение 1:30PM, 13:30 (секунды не отображаются) и т. д. Для корректных вычислений с датами и временем к ячейкам обязательно должны быть применены соответствующие форматы.
  • Процентный. В данном формате число, введенное в ячейку, умножается на 100, к нему добавляется выбранное количество десятичных знаков, а также знак %.
  • Дробный. В данном формате десятичная дробь выводится в ячейке в виде обычной дроби. Например, число 0,25 будет выведено в виде ¼.
  • Экспоненциальный. Этот формат удобно использовать для представления больших и малых чисел, особенно, если ширина ячейки не позволяет отобразить все число. Вы можете задать количество десятичных знаков, до которого оно будет округляться. Например, число 123456 будет отображаться как 1,23Е+05. Это означает, что в ячейке содержится число 1,23, умноженное на 10 в степени 5. Для малых чисел применяется отрицательная степень числа 10. Например, число 0,0000000012 будет отображаться в виде 1,20Е-09. Это означает, что в ячейке содержится число 1,2, умноженное на 10 в степени –9.
  • Текстовый. Данные в ячейке отображаются в том же виде, в котором вводятся. Числа, для которых применен текстовый формат, могут участвовать в вычислениях.
  • Дополнительный. Данный формат содержит четыре шаблона для ввода почтового индекса (число не может содержать меньше шести знаков, в противном случае слева от него добавляется недостающее количество нулей), расширенного индекса (шесть знаков плюс еще четыре через разделитель), номера телефона (к полному десятизначному номеру добавляются скобки и разделители, например, число 1234567890 будет отображаться в виде (123) 456-7890), и табельного номера (число должно содержать, как минимум, четыре знака, в противном случае к нему добавляются недостающие ведущие нули).

В раскрывающемся списке в группе Число на вкладке Главная выбирается формат с параметрами по умолчанию. Если требуется настроить параметры формата, например, изменить количество десятичных знаков или обозначение денежной единицы, следует открыть диалоговое окно Формат ячеек на вкладке Число. Сделать это можно, нажав кнопку в правом нижнем углу группы Число на вкладке Главная. Предварительно ячейка (или диапазон), для которой задается формат, должна быть выделена.

В списке Числовые форматы выбирается нужный формат, при этом его настройки отображаются в основной части диалогового окна (рис. 5.18). Например, при выборе формата Денежный в диалоговом окне отобразятся настройки для выбора количества десятичных знаков, обозначения денежной единицы и варианта представления отрицательных чисел (они могут автоматически выделяться цветом).

Рис. 5.18. Выбор формата числа

Рис. 5.18. Выбор формата числа

Обратите внимание, в ряде форматов предлагается выделить цветом отрицательные числа. Это удобно, когда к ним нужно привлечь внимание. Предположим, документ содержит формулы расчетов прибыли по разным направлениям деятельности и выводит результаты расчетов в разные ячейки. Если отрицательное число выделяется цветом, оно привлечет к себе внимание, и вы сразу увидите, по какому из направлений наблюдается убыточность. В некоторых примерах, которые будут приведены в наших материалах, мы будем использовать те или иные форматы.

Top