Как правильно применять условное форматирование в книге Excel в Office 365

Условное форматирование — это технология, при которой форматирование ячеек автоматически меняется в зависимости от находящихся в них данных. Рассмотрим простой пример. Допустим, мы вносим в таблицу какие-то сведения об оставшихся в наличии товарах. Если количество единиц какого-то товара меньше определенного значения, нам необходимо выполнить покупку или заказ продукции. Условное форматирование позволит нам быстро выявить товары, количество которых меньше определенного значения, так как визуальный стиль соответствующих ячеек изменится.

Для выполнения примера создайте таблицу, аналогичную приведенной на рис. 5.19. Вы можете использовать другие данные в таблице, главное, чтобы ее структура была аналогичной.

Рис. 5.19. Пример таблицы

Рис. 5.19. Пример таблицы

Предположим, что «бить тревогу» нужно после того, как определенного товара осталось меньше десяти единиц. Для этого мы создадим условное форматирование, при котором ячейка будет менять свой цвет, если в ней указано число меньше 10.

  1. Выделите ячейки C2:C8.
  2. Нажмите кнопку Условное форматирование на вкладке Главная.
  3. В появившемся меню выберите команду Правила выделения ячеек, а затем — вложенную команду Меньше. На экране появится диалоговое окно Меньше (рис. 5.20).
  4. В поле, расположенном в левой части диалогового окна, введите 10.
  5. В раскрывающемся списке, расположенном в правой части диалогового окна, выберите пункт Светло-красная заливка и темно-красный текст.
  6. Нажмите кнопку ОК. Диалоговое окно закроется, и к некоторым ячейкам таблицы будет применено выбранное форматирование (рис. 5.21).
Рис. 5.20. Диалоговое окно Меньше

Рис. 5.20. Диалоговое окно Меньше

Рис. 5.21. Результат условного форматирования

Рис. 5.21. Результат условного форматирования

Обратите внимание, в нашем примере форматирование (светло-красная заливка и темно-красный текст) было применено к ячейкам, в которых указано количество карандашей, ластиков и блокнотов. Действительно, количество этих товаров меньше десяти. Остаток остальных товаров превышает 10, поэтому к их ячейкам не было применено форматирование.

Условное форматирование ячеек не является разовой операцией. Ячейки, к которым оно применено, сохраняют заданные свойства, то есть, форматирование автоматически применяется к ячейкам при наступлении указанных условий форматирования.

  1. Уменьшите значение в ячейке C6 до девяти. К ячейке сразу будет применено форматирование (изменится цвет заливки и текста).
  2. Увеличьте значение в ячейке C3 до 15. Форматирование будет удалено из ячейки.

Также в группе меню Правила выделения ячеек можно выбрать следующие условия форматирования:

  • Больше. Форматирование применяется к ячейке, в которой значение превышает указанное.
  • Между. Форматирование применяется к ячейкам, в которых числовое значение находится между двумя указанными числами.
  • Равно. Форматирование применяется к ячейкам, в которых значение соответствует указанному числу.
  • Текст содержит. Форматирование применяется к ячейкам с текстом, в которых содержится указанное слово или сочетание букв. Данное форматирование удобно применять, например, для поиска имени или фамилии человека в длинном списке.
  • Дата. Форматирование применяется к ячейкам, к которым применен формат Дата. С помощью такого форматирования вы можете быстро найти ячейки, в которых указана дата, соответствующая определенному периоду (период выбирается в диалоговом окне настройки правила). Например, вы можете отформатировать ячейки, в которых указаны даты, расположенные на следующей неделе.
  • Повторяющиеся значения. С помощью данного форматирования можно быстро выявить ячейки с повторяющимися или уникальными значениями. Например, если у вас есть длинный список клиентов, велика вероятность случайно ввести данные о клиенте в список еще раз. Выполнив форматирование, вы быстро найдете ячейки, в которых данные дублируются.

Если требуется удалить правила форматирования, то есть отменить форматирование при наступлении определенных условий, необходимо выделить ячейки и в меню кнопки Условное форматирование выбрать команду Удалить правила. Далее появится вложенное меню, в котором нужно выбрать одну из команд: Удалить правила из выделенных ячеек или Удалить правила со всего листа.

Конечно, существует множество дополнительных инструментов форматирования ячеек, но мы не будем их изучать. Объем статьи и времени у нас ограничен, а нам еще нужно рассмотреть несколько программ. Поэтому закончим с оформлением документа и перейдем к основному назначению программы Excel — работе с данными и вычислениям.

Наверх